Whistleblowing
ModenaFiere srl, società soggetta a direzione e coordinamento del Socio Unico BolognaFIerespa, fornisce la possibilità a dipendenti, collaboratori, partner commerciali, fornitori e altri stakeholder, di segnalare possibili irregolarità commesse da soggetti appartenenti all’organizzazione o da terzi comunque a questa legati da rapporti professionali, che possano minacciare seriamente la reputazione della Società.
Lo scopo è quello di permettere alla Società di affrontare il problema segnalato il prima possibile, rendendo note situazioni di rischio o di danno e contribuendo così alla prevenzione e al contrasto di eventuali illeciti.
Attraverso opportuni canali e modalità che garantiscono tutela e riservatezza al segnalante, tutti gli stakeholder possono così contribuire a contrastare comportamenti illeciti e diffondere la cultura dell’etica e della legalità.
1. COS’È IL WHISTLEBLOWING E CHI È UN WHISTLEBLOWER?
Il whistleblowing è uno strumento che consente ai dipendenti o terze parti (ad esempio i fornitori) di segnalare in modo riservato eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività lavorativa.
Il whistleblower è la persona che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni e decide di segnalarlo alla società o ente di appartenenza o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo.
Il whistleblower è tutelato dalla normativa. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere la “normativa sul whistleblowing”, disponibile su Internet.
2. COME POSSO INVIARE UNA SEGNALAZIONE?
Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere presenti contemporaneamente o meno, in base alle scelte del Responsabile del Whistleblowing:
Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al destinatario Responsabile, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.
Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al destinatario della segnalazione. Se preferisci restare anonimo, se questa modalità è stata prevista, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi.
3. DA CHI E COME VIENE GESTITA LA MIA SEGNALAZIONE?
Normalmente la segnalazione viene gestita da un Responsabile del Whistleblowing che potrà essere costituito da una persona (ad esempio l’RPCT per i soggetti del settore pubblico) o da un ufficio interno autonomo dedicato composto da una o più persone (ad es. la Funzione Internal Audit). Per ulteriori dettagli ti consigliamo di leggere la procedura.
4. COME POSSO VERIFICARE L’ANDAMENTO DELLA MIA SEGNALAZIONE?
Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.
5. COME POSSO INTEGRARE LA SEGNALAZIONE?
Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.
6. QUALI FATTI O ATTI POSSO SEGNALARE?
Non esiste una lista tassativa di illeciti o irregolarità che possono costituire oggetto del whistleblowing. All’interno del modulo della segnalazione troverai un elenco di tematiche, utilizza una di queste. Per ulteriori dettagli esplicativi del potenziale oggetto del whistleblowing puoi consultare la procedura. Occorre precisare che il whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure, e che l’elenco delle tematiche proposte all’interno del modulo della segnalazione è meramente esemplificativo e sarà quindi cura del Responsabile del Whistleblowing provvedere ad una corretta classificazione dell’illecito segnalato.
7. COME VIENE GESTITA LA MIA IDENTITÁ?
Le segnalazioni e l'identità del Whistleblower sono altamente riservate; il software nasconde l’identità del segnalante. L’accesso all’identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al Responsabile della segnalazione, tramite una procedura di sicurezza, che registra l’accesso all’identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il Responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.
8. QUANDO È POSSIBILE EFFETTUARE UNA SEGNALAZIONE ESTERNA ATTRAVERSO IL CANALE DI SEGNALAZIONE MESSO A DISPOSIZIONE DALL’ANAC?
Qualora ne ricorrano i presupposti, il Whistleblower potrà effettuare segnalazioni esterne attraverso il canale di segnalazione messo a disposizione da ANAC raggiungibile all’indirizzo: https://whistleblowing.anticorruzione.it
Tale facoltà è riconosciuta qualora ricorrano le seguenti condizioni:
- non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo del Whistleblower, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’art. 4 del d. lgs. 24/2023;
- il Whistleblower ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
- il Whistleblower ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero comporterebbe il rischio di condotte ritorsive;
- il Whistleblower ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
